Poczta e-mail jest znana przez każdą osobę. Ciężko szukać kogoś, kto nie posiada swojej skrzynki e-mail, ale czy osoby korzystające z poczty e-mail potrafią właściwie zarządzać otrzymanymi wiadomościami? Z mojego doświadczenia – nie. Etykiety powiadomień na aplikacjach do poczty wyglądają jak na obrazku wyżej, tylko liczba jest mniejsza.
W dobie natłoku różnych narzędzi komunikacji nie zastanawiamy się nad tym, czy dobrze z nich korzystamy. Z moich obserwacji wynika, że bardzo mało osób potrafi właściwie je wykorzystywać.
W szkole podstawowej jesteśmy uczeni jak pisać listy formalne i nieformalne. Na zajęciach adresujemy listy i przyklejamy znaczki. Nie sprawdzałem aktualnego programu w szkole, ale jestem pewien, że nigdzie w Polsce nie ma zajęć z zarządzania swoimi e-mailami. A dla bardzo wielu osób jest to podstawowe narzędzie pracy.
Poczta e-mail zdobyła szybko dużą popularność. Łatwość jej obsługi sprawia, że każdy ma wrażenie, że dobrze wie jak zarządzać swoją skrzynką. Problemu nie ma jak okazjonalnie korzystasz ze skrzynki. Jednak kiedy zaczynasz korzystać z poczty e-mail na codzień i otrzymujesz dziennie po kilkadziesiąt e-maili, to wpadasz w pułapkę skrzynki z tysiącami wiadomości. Ciągle obiecując sobie, że uporządkujesz je niebawem.
Skrzynka odbiorcza to nie lista zadań
Podstawowy problem osoby pracującej w oparciu o pocztę e-mail to traktowanie przychodzących maili jak listy zadań do zrobienia. Jest to duży błąd, ponieważ skrzynka odbiorcza nie jest zaprojektowana do tego, aby umożliwić zarządzanie zadaniami. Nie chcesz, aby ktokolwiek mógł dodać zadanie na pierwsze miejsce Twojej listy zadań wysyłając e-mail do Ciebie. Ponadto obsługa jednego e-maila może trwać kilka sekund, a niektóre e-maile potrzebują tygodni na obsługę. Dochodzi wtedy do sytuacji, w której grzebiemy w dziesiątkach wiadomości i obiecujemy sobie, że kiedyś to ogarniemy. Nigdy potem tego nie robimy, a jak się jednak nam uda to od kolejnego dnia znów mamy bajzel.
Jak zarządzać swoją skrzynką e-mail
Zakładam, że posiadasz jeden program gdzie sprawdzasz pocztę, Mac mail, Thunderbird lub coś podobnego. Masz wtedy wszystkie skrzynki pocztowe w jednym miejscu. Odradzam korzystanie z poczty w przeglądarce internetowej, ponieważ zakładkę obok masz z reguły otwarte coś innego, np. Facebook. Jeżeli chcemy skutecznie zarządzać pocztą to nie powinniśmy się rozpraszać.
Otwierając swój program do poczty e-mail otrzymujesz nowe wiadomości i teraz w zależności od treści:
- Archiwizujesz wiadomość, z którą nic nie musisz robić
- Odpisujesz na wiadomość, jeżeli możesz zrobić to szybko
- Przesyłasz wiadomość dalej
- Tworzysz zadanie na podstawie wiadomości – możesz zapisać je w notatniku, na kartce lub wysłać wiadomość e-mail na swoją listę zadań
Ostatnia akcja jest jest najistotniejsza i jest rozwiązaniem całego problemu. Rzecz w tym, aby w przypadku e-maila, z którym wiąże się jakieś zadanie nie zostawiać go na skrzynce, tylko utworzyć zadanie w notesie, na kartce lub w aplikacji do zarządzania zadaniami. Aplikacje takie jak Trello czy Asana pozwalają wygenerować specjalny e-mail, na który możesz wysłać e-mail. Po przesłaniu wiadomości zostanie utworzone zadanie, a załączniki zostaną z nim powiązane. Postępując w taki sposób dość szybko możemy wyzbyć się wszystkich wiadomości, a w naszej skrzynce co chwile będzie zero wiadomości.
Zero inbox
Takie podejście do zarządzania nazywane jest „zero inbox”. Dla mnie jest to nazywanie czegoś czym jest „właściwe zarządzanie pocztą e-mail”. Od 4 lat mam co chwile pustą skrzynkę. Metoda działała nawet w momentach, kiedy otrzymywałem ponad 50 maili dziennie.